BAWASLU SAMARINDA DAN DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN BAHAS PENGELOLAAN ARSIP

Samarinda, Bawaslu Kota Samarinda – Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Kota Samarinda bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Samarinda mengadakan pertemuan untuk membahas isu-isu fundamental dalam pengelolaan kearsipan. Kegiatan ini tidak hanya menjadi sarana silaturahmi, tetapi juga bertujuan untuk meningkatkan pemahaman mengenai peran kearsipan dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.

Abdul Muin, Ketua Bawaslu Kota Samarinda, membuka sesi ini dengan mengatakan, "Agenda hari ini merupakan agenda penting terkait kearsipan. Beberapa poin yang ingin kami ketahui terkait arsip, di antaranya waktu penyimpanan dan waktu pemusnahan." Pernyataan ini menunjukkan keseriusan Bawaslu dalam memperhatikan aspek pengelolaan arsip yang baik.

Dalam pertemuan ini, Abdul Muin menekankan pentingnya kolaborasi dalam pengelolaan arsip. 

"Secara garis besar, pengelolaan ini tidak bisa dikerjakan sendiri. Perlu kolaborasi di antara seluruh pekerja di suatu instansi," tuturnya. 

Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya menjadi tanggung jawab satu pihak, tetapi memerlukan kerjasama semua elemen.

Lebih lanjut, Muin menjelaskan bahwa pengelolaan arsip harus dilakukan secara aktif. 

"Pengelolaan arsip sebetulnya tidak bisa diabaikan. Ketika sudah tercipta arsip, harus segera didata," tegasnya. Pendekatan ini diharapkan dapat menghindari penumpukan arsip yang tidak terkelola dengan baik.

Terkait pemusnahan arsip, Abdul Muin mengungkapkan pentingnya melibatkan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). 

"Untuk penyusutan arsip, kami perlu berkoordinasi dengan pihak ketiga dalam hal pengelolaan arsip," jelasnya. Ini menunjukkan bahwa proses pemusnahan arsip harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur.

Abdul Muin juga menyoroti pentingnya pendampingan dalam pengelolaan arsip. "Kami akan membuatkan Surat Keputusan (SK) pengelola di setiap divisi sebagai langkah awal," ujarnya. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap divisi memiliki tanggung jawab yang jelas dalam pengelolaan arsip.

Sebagai dasar hukum, Muin menambahkan, "Kami akan menggunakan Peraturan Wali Kota No. 02 Tahun 2023 sebagai acuan." Sinergi antara peraturan Bawaslu dan perwali mengenai pengelolaan arsip juga menjadi perhatian. "Kode arsip di perwali bersifat numerik, sedangkan di Bawaslu ada yang numerik dan alfa. Ini memerlukan koordinasi dengan provinsi dan pusat," pungkasnya.

Harapannya, agenda ini dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip yang tidak hanya memenuhi standar yang ditetapkan, tetapi juga memberikan manfaat maksimal bagi publik. Dengan langkah-langkah yang tepat, Bawaslu dan Dinas Perpustakaan berharap dapat menciptakan sistem kearsipan yang lebih baik dan transparan di Kota Samarinda.(*)